ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

           ในยุคข่าวสารเทคโนโลยีสารสนเทศได้มีคำพูดเปรียบเปรยคำหนึ่งว่า “ผู้ใดมีข้อมูลข่าวสารในมือผู้นั้นครองโลก” เป็นคำกล่าวที่แสดงให้ถึงความสำคัญของข้อมูลและสารสนเทศได้ตรงประเด็นที่สุด ยกตัวอย่างเช่น ในร้านค้าขายส่งขนาดใหญ่จะนำข้อมูลสินค้าเข้ามาจัดเก็บในฐานข้อมูล เมื่อมีผู้ซื้อมาซื้อสินค้าฐานข้อมูลจะตัดยอดสินค้าที่ถูกซื้อออกจากคลังสินค้าทันที หากเราใช้คำสั่งให้นับจำนวนสินค้าแต่ละชนิดที่ขายได้ในแต่ละวัน หรือแต่ละสัปดาห์จะทำให้เราทราบว่าสินค้าชนิดใดขายได้มาก สมควรสั่งมาเพิ่มหรือสินค้าใดขายได้น้อย หรือให้แสดงผลลัพธ์ที่เป็นรูปกราฟแสดงยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน หรือแต่ละไตรมาสเพื่อใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ เพื่อให้เข้าใจในเรื่องนี้ได้ดียิ่งขึ้น จึงควรทำความเข้าใจกับความหมายของข้อมูลกับสารสนเทศให้ถูกต้องเสียก่อน

1.ข้อมูล
          ข้อมูล หมายถึง ข้อมูลดิบ หรือข้อเท็จจริงของบุคคล สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ หรือเหตุการณ์ทั่ว ๆ ไป เช่น ชื่อ-นามสกุล วันเดือนปีเกิด หรือเงินเดือนของพนักงาน เป็นต้น ในอดีตเรามักนิยมเก็บข้อมูลในรูปแบบตัวอักษรหรือตัวเลข แต่ในปัจจุบันเราสามารถจัดเก็บข้อมูลได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น ได้แก่ ข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน ข้อมูลเพลงจากอินเทอร์เน็ตหรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆ เช่น ข้อมูลที่เป็นภาพถ่ายจากกล้องดิจิตัล ภาพวิดีโอจากกล้องถ่ายวิดีโอ เป็นต้น

2.สารสนเทศ
           สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลเปรียบเทียบหรือได้เรียงลำดับมาแล้ว เช่น กรณีการป้อนข้อมูลของนักศึกษาจำนวนหนึ่ง เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ และเมื่อเขียนคำสั่งให้นับจำนวนนักศึกษาทั้งหมดที่ป้อนว่ามีจำนวนเท่าไร คำตอบที่ได้จากการประมวลผลของคำสั่งนั้น เรียกว่า สารสนเทศ หรือกรณีที่ป้อนวันเดือนปีเกิด แล้วเขียนคำสั่งให้คอมพิวเตอร์แสดงผลของอายุออกมา ซึ่งเป็นการประมวลผล โดยให้คอมพิวเตอร์เอาข้อมูลวันเดือนปีปัจจุบันจากเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นตัวตั้งและลบด้วยข้อมูลวันเดือนปีเกิดจากการป้อน ผลลัพธ์ที่ได้เป็นอายุ ตัวเลขของอายุที่ได้นั้นจัดเป็นสารสนเทศ บางครั้งสารสนเทศที่ได้ กลับไปใช้เป็นข้อมูลนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้ สารสนเทศที่ได้มักนิยมนำไปใช้ในการตัดสินใจ การวางแผนกลยุทธ์ในระดับองค์กร

ภาพที่ 1.1 แสดงสารสนเทศจำนวนอาจารย์และพนักงานที่ครบกำหนดเกษียณอายุราชการ

ความสำคัญของระบบการจัดการฐานข้อมูล

          การนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานเพื่อประมวลผลข้อมูล นอกจากอำนวยความสะดวกในการทำงานได้รวดเร็วแล้ว ยังมีความถูกต้องแม่นยำในการประมวลผลอีกด้วย ตัวอย่าง เช่น กรณีระบบฐานข้อมูลของโรงพยาบาล เมื่อมีผู้ป่วยต้องการเลือดหมู่โลหิตพิเศษโดยเร่งด่วนจำเป็นต้องการผู้บริจาคโลหิตหมู่โลหิตเดียวกันโดยใช้ฐานข้อมูลค้นหาผู้บริจาคโลหิตที่มีคุณสมบัติได้อย่างรวดเร็วได้แก่ผู้บริจาคต้องน้ำหนักมากกว่า 45ก.ก.และบริจาคครั้งสุดท้ายมาแล้วเกิน 90วัน ผู้บริจาคควรมีที่อยู่ใกล้โรงพยาบาล เป็นต้น นอกจากนี้ระบบฐานข้อมูลยังมีความสำคัญในด้านต่าง ๆ อีก ดังนี้

1. ความมีประสิทธิภาพ
          ระบบการจัดการฐานข้อมูล ช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผลมากขึ้น เช่น อธิการบดีต้องการทราบว่าในแต่ละปีมีอาจารย์หรือบุคลากรเกษียณอายุราชการเป็นจำนวนเท่าไร และมีอาจารย์สาขาใดบ้างที่เกษียณ ในอนาคตมีสาขาใดขาดแคลนหรือไม่ ระบบฐานข้อมูลสามารถให้คำตอบแก่ผู้บริหารได้

2. การสอบถามข้อมูล
          ระบบบบการจัดการฐานข้อมูลมีภาษาที่ใช้ในการสอบถามสำหรับสอบถามข้อมูลได้ทันทีแม้ว่าโปรแกรมเมอร์ไม่ได้เขียนคำสั่งสอบถามในบางรายการเอาไว้ผู้ใช้ที่มีความชำนาญสามารถใช้คำสั่งเพื่อให้ได้คำตอบแบบทันทีทันใดได้เช่นกันเช่นในกรณีระบบฐานข้อมูลของผู้ป่วย ถ้าผู้บริหารต้องการทราบจำนวนสถิติของผู้ป่วยที่เกิดอุบัติเหตุจากรถจักรยานยนต์ ว่ามีจำนวนเท่าไรสามารถใช้คำสั่งสอบถามแบบง่าย ๆ ได้

3. การเข้าถึงข้อมูล
          ระบบการจัดการฐานข้อมูลให้บริการการเข้าถึงข้อมูลได้เป็นอย่างดีมีระบบรักษาความปลอดภัยรวมทั้งการจัดการข้อมูลที่ดี เพราะระบบการจัดการฐานข้อมูลมีฟังก์ชันการให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ถ้าหากไม่ได้รับสิทธิ์จากผู้บริหารระบบ

4.ลดข้อมูลที่ขัดแย้ง
          ระบบการจัดการฐานข้อมูลช่วยลดความไม่สอดคล้อง หรือข้อมูลที่ขัดแย้งกันให้น้อยลงทำให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์มากขึ้น

เขตข้อมูล ระเบียน และแฟ้มข้อมูล

1. บิต
          บิต หมายถึง หน่วยเก็บข้อมูลที่เล็กที่สุดในเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่เป็นสัญญาณดิจิตัล ซึ่งประกอบด้วยสัญญาณไฟฟ้า 2 สถานะ ได้แก่ 0 กับ 1 หรือ เปิดกับปิด หรือ จริงกับเท็จ การแทนค่าบิตที่มีสัญญาณไฟฟ้า ให้มีค่าเป็น 1 และสัญญาณที่ไม่มีไฟฟ้า มีค่าเป็น 0 จำนวนค่าเพียง 1 ค่านี้ เรียกว่า 1 บิต

2.ไบต์
          ไบต์ หมายถึง การนำค่าบิตจำนวน 8 บิต มาเรียงต่อกันตามมาตรฐานรหัส ASCII จะแทนค่าตัวอักขระได้ 1ตัวอักษร เช่น01000001แทนตัวอักษร“A”เป็นต้น แต่ตามมาตรฐาน Unicode จะใช้จำนวน 16 บิต

3. เขตข้อมูล
          เขตข้อมูล หมายถึง อักขระที่สัมพันธ์กันจำนวนตั้งแต่ 1 อักขระเป็นต้นไป มารวมกันแล้วเกิดความหมาย แสดงลักษณะอย่างใดอย่างหนึ่ง จากตารางที่ ข้อมูลในแถวที่ 1 มีค่า A- ประกอบด้วยตัวอักขระ 2 ตัวคือ A และ – มีความหมายว่า หมู่โลหิต A ชนิด Rh Negative เป็นต้น เขตข้อมูลบางครั้งเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า แอตทริบิวต์

ตารางที่ 1.1 แสดงแฟ้มข้อมูลรายชื่อผู้บริจาคโลหิต

4. ระเบียน
          ระเบียน หมายถึง กลุ่มของเขตข้อมูล ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป มีความสัมพันธ์ประกอบขึ้นมาจากข้อมูลพื้นฐานต่างประเภทกันรวมขึ้นมาเป็น 1 ระเบียน ระเบียน ประกอบด้วยเขตข้อมูล ต่างประเภทกันอยู่รวมกันเป็นชุด เช่น จากตารางที่ จะประกอบด้วยเขตข้อมูล ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัว วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ และหมู่โลหิต ข้อมูลของระเบียนที่ 1 คือ ทวีรัตน์ นวลช่วย 2508-04-18 N4/302 งามทักษิณ 3 คณะแพทย์ มอ.อ. หาดใหญ่ จ.สงขลา A- เป็นต้น 

5. แฟ้มข้อมูล
          แฟ้มข้อมูล หมายถึง ตารางสำหรับการจัดเก็บข้อมูลหรือชุดของข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน จัดอยู่รวมกันอย่างมีระเบียบ ในรูปแบบแถวและสดมภ์ ในแฟ้มข้อมูลจากภาพที่ แสดงรายชื่อสมาชิกผู้บริจาคโลหิต แฟ้มบุคลากร แฟ้มผู้ป่วย แฟ้มยา แฟ้มหอผู้ป่วย เป็นต้น

ภาพที่ 1.4 แสดงโครงสร้างของข้อมูล

ปัญหาของการจัดข้อมูลในอดีต

         ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นเอกสารหรือการจัดเก็บด้วยระบบฐานข้อมูลที่ใช้ ภาษาคอมพิวเตอร์ในการเขียนชุดคำสั่ง เริ่มมีการเขียนด้วยภาษาในยุคที่ 3 เช่น ภาษาฟอร์เทรน ภาษาโคบอล ภาษาซี เป็นต้น กระบวนการเขียนโปรแกรมชุดคำสั่งจะต้องเขียนโดยการใช้โครงสร้างข้อมูล การสร้างแฟ้ม แทรกข้อมูล แก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูล อาจเกิดปัญหาหลาย ๆ อย่าง ปัญหาเหล่านั้นได้แก่ ความยุ่งยากจากการประมวลผลกับระบบแฟ้มข้อมูล แฟ้มข้อมูลไม่มีความอิสระ แฟ้มข้อมูลมีความซ้ำซ้อนกันมาก แฟ้มข้อมูลมีความถูกต้องของข้อมูลน้อย แฟ้มข้อมูลมีความปลอดภัยน้อย และไม่มีการควบคุมจากศูนย์กลาง เป็นต้น รายละเอียด มีดังนี้


1. ความยุ่งยากจากการประมวลผลกับระบบแฟ้มข้อมูล
          การดำเนินงานกับแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นจำเป็นจะต้องเขียนคำสั่งต่างๆ ในโปรแกรมเพื่อสร้างแฟ้มข้อมูล ใช้แฟ้มข้อมูล และปรับปรุงแฟ้มข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน รูปแบบของคำสั่งเหล่านี้ถูกกำหนดไว้ในภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ แล้ว ชุดคำสั่งของโปรแกรมต้องเขียนให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของภาษา เช่น ถ้าภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กำหนดว่าจะต้องระบุชื่อแฟ้มข้อมูลในโปรแกรม ผู้เขียนโปรแกรมต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด การใช้แฟ้มข้อมูลในแบบนี้ มีลักษณะจำกัด คือ ต้องระบุรายละเอียดของแฟ้ม วิธีการจัดแฟ้มข้อมูล และรายละเอียดของระเบียนที่อยู่ในแฟ้มเอาไว้ในโปรแกรมอย่างครบถ้วน หากกำหนดรายละเอียดผิดไปหรือกำหนดไม่ครบ ทำให้โปรแกรมทำงานผิดพลาดได้


2.แฟ้มข้อมูลไม่มีความเป็นอิสระ
          ในระบบแฟ้มข้อมูลถ้ามีการแก้ไขโครงสร้างข้อมูลใหม่ ย่อมส่งผลกระทบถึงคำสั่งที่ได้เขียนเอาไว้ก่อนหน้านี้ด้วย เนื่องจากการเรียกใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบแฟ้มข้อมูล ต้องใช้โปรแกรมที่เขียนขึ้นมาเพื่อเรียกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลโดยตรง เช่น เมื่อถ้าต้องการรายชื่อผู้บริจาคโลหิตหมู่โลหิต A- ที่อยู่ในเขตจังหวัดสงขลา โปรแกรมเมอร์ต้องเขียนคำสั่งเพื่ออ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลผู้บริจาคโลหิตและพิมพ์รายงานที่แสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล เช่น เขตข้อมูลที่อยู่ จากเดิมมีเป็นกลุ่มข้อมูล ถ้าแยกเขตข้อมูลใหม่เป็น บ้านเลขที่ หมู่ที่ ตำบล อำเภอ จังหวัด

ตารางที่ 1.2

          ทำให้ชุดคำสั่งนั้นทำงานผิดพลาด หรือไม่สามารถทำงานได้ตามความประสงค์ วิธีแก้ไขคือต้องมีการเปลี่ยนชุดคำสั่งในโปรแกรมให้เป็นไปตามโครงสร้างที่เปลี่ยนใหม่ ลักษณะการเกิดเหตุการณ์แบบนี้เรียกว่าข้อมูลและโปรแกรมไม่เป็นอิสระต่อกัน


3. แฟ้มข้อมูลมีความซ้ำซ้อนมาก
          เนื่องจากการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้นต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อให้มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อนนั่นเองสาเหตุที่ต้องลดความซ้ำซ้อน เนื่องจากความยากในการปรับปรุงข้อมูล กล่าวคือถ้าเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนกันหลายแห่ง เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลแล้วปรับปรุงข้อมูลไม่ครบทำให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกันของข้อมูลตามมา และยังเปลืองเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลด้วย เนื่องจากข้อมูลชุดเดียวกันจัดเก็บซ้ำกันหลายแห่งนั่นเอง ถึงแม้ว่าความซ้ำซ้อนช่วยให้ออกรายงานและตอบคำถามได้เร็วขึ้น แต่ความซ้ำซ้อนทำให้ข้อมูลมีความขัดแย้งกัน ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องและมีความขัดแย้งกันแล้ว การออกรายงานจะทำได้เร็วเพียงไรก็ตามแต่จะไม่มีประโยชน์เพราะว่า ทำให้ไม่ทราบว่าข้อมูลใดถูก ดังนั้นจึงต้องมีวิธีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้มากที่สุด


4. แฟ้มข้อมูลมีความถูกต้องของข้อมูลน้อย
          เนื่องจากแฟ้มข้อมูลไม่สามารถตรวจสอบกฎบังคับความถูกต้องของข้อมูลให้ได้ ถ้าต้องการควบคุมข้อมูลโปรแกรมเมอร์ต้องเขียนโปรแกรมเพื่อควบคุมกฎระเบียบต่างๆ เองทั้งหมด ถ้าเขียนโปรแกรมครอบคลุมกฎระเบียบใดไม่ครบหรือขาดหายไปบางกฎอาจทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้ ซึ่งต่างจากระบบฐานข้อมูลที่ระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีกฏบังคับความถูกต้อง โดยนำกฎเหล่านั้นมาไว้ที่ฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลที่จะจัดการเรื่องความถูกต้องของข้อมูลให้แทน และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการแก้ไขโปรแกรมด้วยเนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจัดการให้เอง


5.แฟ้มข้อมูลมีความปลอดภัยน้อย
          ในระบบฐานข้อมูล ถ้าหากทุกคนสามารถเรียกดูและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลทั้งหมดได้ อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลได้ และข้อมูลบางส่วนอาจเป็นข้อมูลที่ไม่อาจเปิดเผยได้หรือเป็นข้อมูลเฉพาะของผู้บริหาร หากไม่มีการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล ฐานข้อมูลจะไม่สามารถใช้เก็บข้อมูลบางส่วนได้ ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ได้แก่ ต้องมีชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่าน ในการเข้าใช้งานฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้แต่ละคน ผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถสร้างและจัดการตารางข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลได้ ทั้งการเพิ่มและระงับรายชื่อผู้ใช้ รวมทั้งอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเรียกดู ป้อนข้อมูลเพิ่มเติม ลบและแก้ไขข้อมูลได้ ผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถใช้คำสั่งวิว เพื่อประโยชน์ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้เป็นอย่างดี โดยการสร้างวิวที่เสมือนเป็นตารางของผู้ใช้จริง ๆ และข้อมูลที่ปรากฏในวิวจะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้ใช้เท่านั้น ซึ่งไม่กระทบกับข้อมูลจริงในฐานข้อมูล ระบบการจัดการฐานข้อมูลไม่ยินยอมให้โปรแกรมใดๆ เข้าถึงข้อมูลในระดับกายภาพได้ ระบบการจัดการฐานข้อมูลมีการเข้ารหัสและถอดรหัส เพื่อปกปิดข้อมูลแก่ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น มีการเข้ารหัสของรหัสผ่าน ซึ่งในส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ในระบบแฟ้มข้อมูลจะไม่มีการเข้ารหัส เป็นต้น


6.ไม่มีการควบคุมจากศูนย์กลาง

           ระบบแฟ้มข้อมูลจะไม่มีการควบคุมการใช้ข้อมูลจากศูนย์กลาง เนื่องจากข้อมูลที่หน่วยงานย่อยใช้สามารถใช้ข้อมูลได้อย่างเสรีโดยไม่มีศูนย์กลางในการควบคุม ทำให้ไม่ทราบว่าหน่วยงานใดใช้ข้อมูลในระดับใดบ้าง ใครเป็นผู้นำข้อมูลเข้า ใครมีสิทธิ์แก้ไขข้อมูล และใครมีสิทธิ์เรียกใช้ข้อมูลได้เพียงอย่างเดียว